RetailOn. Fomentando el compromiso de los empleados con las empresas
Este es un proyecto voluntario, de una idea planteada que nunca vio la luz finalmente, pero quiero compartilo. El requisito era desarrollar una aplicación web de escritorio de tipo software como servicio (SaaS) para que las empresas la utilizaran internamente para su proceso de incorporación (onboarding).
Tuvimos 10 días para realizar este proyecto individual. Básicamente, mi rol fue como Diseñador UX/UI. Recurrí a todos mis aprendizajes anteriores para hacerlo. Te puedo hacer una lista:
Investigación: Entrevistas con usuarios, investigación de escritorio, encuesta Lean Canvas, mapeo de afinidad, análisis de tareas, benchmarking y Lean Canvas del producto.
Definición: Lluvia de ideas, prototipo en papel, wireframing, prototipo interactivo, flujo de usuario, mapa del sitio, user personas y escenarios, job stories, casos de uso.
Pruebas: Test de deseabilidad, evaluación heurística, think aloud concurrente (CTA).
Herramientas: Figma, Indesign, Photoshop, Illustrator.
Mi rol
- UX researcher
- UX designer
- UI designer
Research
Después de evaluar las necesidades del proyecto, descubrí que las entrevistas, la investigación de escritorio, el análisis de tareas y el benchmarking eran las técnicas adecuadas.
Comencé mi investigación realizando 9 entrevistas para poder encontrar puntos débiles. Mi objetivo era gente de entre 25 y 35 años que hubiera pasado por un proceso de incorporación en empresas minoristas. Para encontrar las preguntas adecuadas, utilicé la técnica de la tabla Lean Canvas para encuestas. Así que, también tuve que definir mi objetivo, ¿qué necesitaba aprender de ellos? Esa es una de las partes más importantes del proyecto porque es donde se reúne más información cualitativa. Y para este proyecto, fue esencial. Es como construir los cimientos del proyecto.
Objetivo principal: Recopilar información sobre la incorporación de empleados minoristas y su relación con las empresas.
Recopilé mucha información de todas estas técnicas. Para las entrevistas, agrupé los datos utilizando el mapeo de afinidad. Algunos hallazgos interesantes de todas ellas fueron:
Alto costo por reemplazar a nuevos empleados.
La mitad de los trabajadores a tiempo parcial dejan sus nuevos trabajos en los primeros 120 días.
Otros programas se centran más en la gestión de recursos humanos y el proceso de contratación.
Las tareas y flujos de incorporación son complicados.
El flujo y las tareas se centran en el gerente, no en el usuario final.
Solo 1 de cada 8 tienen características de «pre-onboarding».
El software más utilizado no está enfocado en el mercado nacional y está mal adaptado.
Entrenar al mismo tiempo que se trabaja es inviable, tanto para un gerente como para un nuevo empleado.
Las personas que pasaron por procesos de incorporación se sienten independientes antes de la primera semana.
Muchas veces no conocían los productos ni cuáles son sus responsabilidades y objetivos.
Principalmente pasaron por un proceso analógico.
La mayoría de los empleados minoristas no sienten que sean importantes para la empresa.
La mayoría, después de la incorporación, no tienen formación continua.
Identificación de puntos débiles
Conociendo esta información, definí los principales puntos débiles en los que me centré para diseñar la aplicación web de onboarding.
Retener a los nuevos empleados para evitar pérdidas para la empresa.
Conocimiento del empleado sobre la cultura, los objetivos y los productos de la empresa.
En la situación del COVID-19, el proceso de incorporación tradicional es incompatible.
Lograr que los empleados se sientan comprometidos con la marca y la cultura de la empresa, sentido de pertenencia.
No quiero aburrirte con los detalles de la investigación, así que si te interesan, puedes encontrar el enlace al informe completo al final de este artículo.
Planteamiento del problema
¿Qué está mal en la situación actual?
Por parte de la empresa
Las cadenas minoristas están experimentando altas tasas de abandono de empleados a tiempo parcial porque no se sienten lo suficientemente comprometidos con la marca. Si podemos resolver este problema, impactaría positivamente en las empresas minoristas al reducir los costos de reclutar a nuevas personas, también beneficiaría a nuestro negocio porque aumentaría las ganancias en las ventas y mejoraría nuestra marca a través de nuestros empleados, brindando una experiencia de compra positiva a cada cliente.
Por parte del empleado
Los nuevos empleados se sienten perdidos durante su primera semana porque hay mucha información sobre cómo funciona la tienda y poco tiempo para adaptarse a ella. Si podemos resolver este problema, impactaría positivamente en el empleado porque se sentiría más integrado. También beneficiaría a nuestro negocio al aumentar las ventas y la imagen de marca.
Propuesta de valor
Nuestra aplicación web de onboarding ayuda a las empresas minoristas que desean reducir el abandono de empleados y mejorar el conocimiento de la empresa, mejorando el compromiso de los empleados a través de la formación y un proceso de incorporación sencillo. Convirtiéndolos en los mejores embajadores de nuestra marca y productos.
User Persona
Es hora de definir a nuestras user personas. Para poder diseñar una solución, es necesario saber para quién la estamos diseñando. Así que, conozcamos a Laia y Gemma.
User Persona Manager
Laia Colomer de 32 años es la responsable de tienda. Ha estudiado historia del arte, y actualmente está en una relación.
Sus principales frustraciones es poder mantener a sus trabajadores actualizados con las novedades de la tienda y sus productos.
Su principal objetivo es mejorar los beneficios de la tienda para obtener las mejores comisiones que complementan sus sueldo.
Se le reconocen aptitudes de líder, asertividad, práctica y respetuosa.
Trato a los demás de la misma forma que me gustaría que me tratasen a mí
User Persona Empleada
Gemma Tamayo es una estudiante de filosofía de 23 años y jugadora de baloncesto, que vive en Cornellà y su situación personal en Single.
Su principal frustración es la de encontrar solo trabajos temporales a los que no se siente unida de ningún modo.
Su principal objetivo es encontrar un trabajo que le permita seguir estudiando y jugando al baloncesto, con el que quiere ascender de categoría.
Las principales aptitudes que se le reconoces de una persona ambiciosa, amigable, organizada y entusiasta.
Para conseguir tus sueños, debes trabajar duro.
La marca
Bueno, cada producto también tiene una personalidad. Así que, vamos a darle una. Retail On es un software amigable, humano, inspirador y profesional. Utiliza un tono de voz amigable cuando es necesario y mantiene la connotación profesional. Recuerda, nuestra audiencia principal es gente joven y queremos que se sientan comprometidos y cómodos.
Te mostramos algunos componentes de la marca y elementos del sistema de diseño para poder hacernos una idea.
Definición
Escenario
Gemma es la encargada de una tienda de deportes de una gran marca. La temporada de rebajas se acerca, por lo que necesita aumentar el número de asistentes de tienda para dar un buen servicio a los clientes. Lucía, la encargada de RR. HH., contrata a Gemma para el puesto vacante y quiere organizar con Laia el proceso de incorporación (onboarding), para que Gemma tenga una buena experiencia y se sienta cómoda desde el primer día, y también para que empiece a ser productiva lo antes posible.
Por otro lado, Gemma ha encontrado una oferta de trabajo a tiempo parcial que se ajusta a sus necesidades. Ya ha pasado el proceso de selección y está un poco nerviosa, esperando con ansias su primer día.
¿He hecho que esperaras mucho para ver la solución? ¡Aquí está!
Cada paso del onboarding es una introducción sobre el proceso en sí y las características del software. Además, queremos que el nuevo empleado se sienta como en una conversación real, tratando de transmitir los valores de la marca y acercando al equipo y a la empresa. El objetivo es que el nuevo empleado se sienta comprometido y reciba una cálida bienvenida, sintiéndose preparado para empezar.
La función de academia es uno de los puntos más fuertes de la aplicación web, ya que es la forma de conseguir que los empleados se comprometan. A través de la gamificación y las recompensas, intentamos mantener la atención y dar a entender que estar al día de las noticias y los productos de la empresa tendrá una recompensa.
Pruebas de usuario e iteraciones
Así que pasé por 4 iteraciones para llegar al resultado final, desde prototipos de baja fidelidad (Lo-fi), media fidelidad (mid-fi) a alta fidelidad (hi-fi).
En pocas palabras, mis iteraciones consistieron en:
- Mejorar la navegación y la visibilidad del estado.
- Dirigir la atención del usuario a las tareas completas.
- Mejoras de consistencia y textos.
- Humanizar las interfaces.
Conclusión
RetailOn es una aplicación web centrada en el onboarding, pero también en el aprendizaje continuo. El SaaS debe tener características que sean útiles a largo plazo, ya que sus beneficios se basan en cuotas regulares. En mi opinión, necesita estar relacionado con un software de RR.HH. completo y control de tiempo, y ser capaz de tener todo integrado (all-in).
